We doen het allemaal dagelijks op kantoor, maar niemand heeft ons ooit geleerd hoe het precies moet: samenwerken. Toch valt er wat over te leren.
Of het nou binnen je team, in de organisatie of met externen is: iedere dag vormen we teams met anderen om samen klussen te klaren. Bovendien gebeurt het steeds vaker: in de afgelopen twintig jaar is de hoeveelheid tijd die we samenwerken met de helft toegenomen, zo blijkt uit Amerikaans onderzoek.
De voordelen daarvan? "Je voorkomt dat werk dubbel wordt gedaan, door de taken goed te verdelen. Bovendien verspreidt informatie zich sneller door de organisatie, waardoor niet iedere medewerker het wiel opnieuw uit hoeft te vinden", zegt Thom de Vries, universitair docent aan de Rijksuniversiteit Groningen die onderzoek doet naar het onderwerp. "En wordt die informatie eenmaal gedeeld tussen verschillende teams, dan ontstaat er innovatie."
Dat is in het ideale plaatje. Want goed samenwerken is een kunst op zich, stelt Johan de Keyser, schrijver van het boek Bouw je dreamteam. "We worden automatisch geacht om met elkaar te kunnen samenwerken, maar vaak zijn er verschillende obstakels. Wie daar geen aandacht aan besteedt, zal alleen maar geïrriteerd raken."
De belangrijkste: het gebrek aan kennis van iemands geschiedenis. "Je moet elkaar zakelijk leren kennen, zodat je weet hoe je iemand het best in beweging kan krijgen."
“Je voorkomt dat werk dubbel wordt gedaan, door de taken goed te verdelen.”
Thom de Vries
Hij geeft een voorbeeld. "Je bent gewend dat iedereen zijn zegje doet in een vergadering, maar die ene collega geeft nooit input. Jij raakt geïrriteerd, maar die collega zegt niets omdat ze bij haar vorige baan ontslagen is omdat ze te vaak haar mening gaf."
Ga daarom in gesprek op het moment dat er iets fout gaat. "Het ontbreekt aan evaluatie. Mensen denken: ik kan gewoon niet met diegene samenwerken, zonder zich erin te verdiepen."
De Vries benadrukt dat elkaar leren kennen nog belangrijker is wanneer verschillende teams samenwerken. "Het loopt vaak stroever, doordat je elkaar eigenlijk nauwelijks kent." Wil je het meeste voordeel halen uit deze vorm van samenwerking, dan zal je zo ver mogelijk buiten je eigen werkveld moeten kijken. "Zit jij bij marketing, kijk dan eens bij IT bijvoorbeeld."
Dat heeft volgens hem twee voordelen. "Werk je binnen je eigen team, dan is het onwaarschijnlijk dat iemand je iets gaat vertellen wat je niet al wist." Bovendien zorgt een verbindende rol binnen verschillende afdelingen voor meer naamsbekendheid in het bedrijf. "Je bent op de hoogte van wat er speelt en hebt veel contacten in verschillende afdelingen. Dat is goed voor promotiekansen."
Wie de eerste stappen wil zetten naar een betere samenwerking, doet er volgens De Keyser goed aan om te werken aan vertrouwen tussen collega's. "Vroeger kon je nog steunen op machtsposities: vertrouw mij maar, ik ben de baas. Maar met de hoeveelheid platte organisaties, zal je vertrouwen en status echt moeten verdienen."
“Maar met de hoeveelheid platte organisaties zal je vertrouwen en status echt moeten verdienen.”
Johan de Keyser
Daarbij is het bijvoorbeeld belangrijk dat je je afspraken nakomt. We kennen hem allemaal: die collega die z'n deadlines niet haalt, waardoor jij niet verder kunt met het project. "De volgende keer zal je er daardoor vanuit gaan dat het weer verkeerd gaat. Het zakelijke vertrouwen daalt door dit soort dingen", aldus De Keyser.
Een ander belangrijk punt: probeer zoveel mogelijk in de groep te bespreken. "Aparte afspraken maken doet af aan de verbondenheid van de groep. Merk je dat collega's achter jouw rug om andere afspraken maken dan in de groep, dan vertrouw je hen de volgende keer minder. Ook in het bedrijfsleven geldt: vertrouwen komt te voet en gaat te paard."
Klikt het écht niet met die ene collega, probeer het dan zo zakelijk mogelijk aan te pakken. "Een veelgemaakte denkfout is dat mensen elkaar aardig moeten vinden om samen te kunnen werken. Maar het gaat op basis van professionele afspraken', zegt De Keyser. "Je moet een situatie proberen te creëren en afspraken maken om te zorgen dat het goed verloopt."
“Een veelgemaakte denkfout is dat mensen elkaar aardig moeten vinden om samen te kunnen werken”
Johan de Keyser
Dat er in bijna elke vacature wordt gevraagd naar een teamplayer is volgens De Keyser logisch. "Het is heel efficiënt om te weten dat iemand het kan." Toch is het volgens De Vries niet altijd genoeg om enkel naar teamplayers te vragen. "Kijk je naar samenwerking tussen verschillende teams, dan kun je beter ook als eis stellen dat iemand een brede ervaring heeft en makkelijk kan schakelen tussen verschillende disciplines."